Rummler-Brache Methodology

Lebih dari 30 tahun, metodologi Rummler-Brache telah diterapkan pada banyak proyek mulai dari perbaikan proses tambahan sampai transformasi fungsi secara keseluruhan, dengan tingkat keberhasilan yang tinggi. Dalam buku mereka di tahun 1990, Improving Processes, Geary Rummler dan Alan Brache mendefinisikan pendekatan yang komprehensif untuk mengatur seluruh proses di dalam perusahaan, mengelola dan mengukur proses dan mendefinisikan kembali proses.  Metode pendekatan sistematis terhadap perubahan bisnis proses ini menjadi sangat dikenal dan ide-ide yang dituangkan pada buku tersebut memberikan pengaruh yang besar kepada pendekatan-pendekatan lain yang masih kurang komprehensif. Ini adalah pendekatan dimana setiap orang di berbagai jenis organisasi atau fungsi dalam organisasi apapun dapat dengan mudah memahaminya, karena pendekatan ini mencerminkan cara kerja yang benar dan bagaimana perubahan dilakukan.

Metodologi Rummler-Brache merupakan pendorong yang sangat kuat dalam meningkatkan kinerja organisasi karena terfokus pada satu atau lebih masalah bisnis yang kritis danterintegrasi dengan seluruh bagian organisasi, proses dan tingkatan kinerja pekerjaan. Metodologi ini juga membawa setiap orang, ukuran kinerja dan proses ke tingkat yang tertinggi dari strategi bisnis sehingga menjadi strategis bagi organisasi.Metodologi ini sangatkomprehensif dan meliputi semua dimensi analisa perubahan, desain, dan implementasi serta praktis karena menggunakan perangkat yang mudah dipelajari.

Metodologi Rummler-Brache didasari pada dua konsep inti, yaitu:
1. Tiga Tingkatan Kinerja atau The Three Levels of Performance, terdiri dari organisasi, proses dan pelaku. Ketiga hal ini sangat penting bagi organisasi dalam memberikan efek pada perubahan. Kegagalan dalam menjelaskan keterkaitan tingkatan tersebut adalah faktor utama kegagalan pada implementasi.

2. Tiga Dimensi Kinerja atau The Three Performance Dimensions, terdiri dari tujuan, rancangan dan manajemen. Memiliki tujan yang jelas di tiap tingkatan akan menentukan hasil yang diinginkan, rancangan yang tepat akan memaksimalkan efisiensi pekerjaan dan system manajemen yang baik di tiap tingkatan tentunya akan membuat organisasi dapat terus bertahan dan beradaptasi dengan tiap perubahan di dalam lingkungan bisnis. Kegagalan pada salah satu dimensi ini akan membuat masalah pada kinerja organisasi.

Keuntungan utama dari penerapan metodologi Rummler-Brache adalah:

• Metodologi ini sudah diakui di seluruh dunia sebagai standar industry.
• Secara langsung menhubungkan penggerakan strategi bisnis dan pencapaian tujuan.
• Fokus pada identifikasi dan resolusi dari masalah bisnis yang kritis.
• Dapat digunakan pada peningkatan tambahan ataupun pada transformasi besar.
• Secara luas mengalamatkan dan menghubungkan seluruh tiga tingkatan kinerja (organisasi, proses, dan pelaksana).
• Menggabungkan tiga dimensi analisa perubahan yang efektif, rancangan dan implementasi.
• Menggunakan perangkat yang praktis dan user-friendly.
• Menyediakan pedoman dalam merancang atau merancang ulang proses dan manajemen proses yang sedang berjalan.

(Source: http://www.rummlerbrache.com/methodology)

Business Process Automation / Otomatisasi Proses Bisnis

Banyak perusahaan memanfaatkan teknologi informasi untuk mengoptimisasi proses bisnis yang dimilikinya, tapi mereka kadang masih membangun solusi dengan sistem yang tidak terintegrasi. Sistem tersebut terpisah berdasarkan unit kerja maupun berdasarkan proses bisnis. Hal ini akan menjadi halangan ketika suatu proses membutuhkan kolaborasi dengan proses lain untuk dapat menyelesaikan jalannya proses tersebut. Manajemen Proses Bisnis (BPM) adalah solusi yang dibutuhkan oleh perusahaan untuk mengelola proses bisnis yang mereka miliki. Dengan BPM perusahaan dapat dengan mudah memodelkan dan mengubah proses bisnis sesuai kebutuhan agar dapat dioptimisasi, yang pada akhirnya akan mengurangi ongkos produksi, meningkatkan efisiensi karyawan, meningkatkan kepuasan pelanggan, memperbaiki hubungan dengan partner bisnis, dan pada akhirnya adalah meningkatkan keuntungan perusahaan.

Otomatisasi proses bisnis merupakan kaitan berbagai komponen dalam menangani bisnis; mulai dari input hingga distribusi dengan memanfaatkan bantuan teknologi secara optimal dan campur tangan manusia secara minimal. Dengan demikian akan membuat proses bisnis perusahaan menjadi lebih efektif dan efisien digunakan dan dikelola. Pada akhirnya perusahaan dapat meletakkan landasan yang kuat untuk integrasi bisnis sehingga perusahaan mampu berkompetisi dengan lebih baik lagi.

Dalam melakukan perubahan diperlukan satu metodologi yang cocok dengan perusahaan. Dibutuhkan kejelian dalam memilih metodologi untuk mengembangkan proses bisnis yang sudah ada. Business Process Automation (BPA) atau Otomasi Proses Bisnis hanya lah salah satu dari sekian banyak metodologi yang banyak digunakan perusahaan-perusahaan dewasa ini. Pengotomasian proses bisnis yang terkadang dijalankan berulang-ulang akan membuat kinerja perusahaan lebih efisien. Pemilihan proses bisnis yang akan diotomasikan haruslah tepat dan para penggunanya harus dilatih agar manajemen proses bisnis dapat menghasilkan hasil yang maksimal. Kesuksesan dari perubahan akan ditandai dengan kemajuan dan berkembangnya perusahaan disertai dengan efisiensi pekerjaan dimana proses sudah diotomasikan.

Case Study: Caterpillar Inc.
Caterpillar Inc., pemimpin dunia dalam perlengkapan pertambangan dan konstruksi, adalah contoh yang baik bagaimana integrasi web dapat menunjang keberhasilan usaha. Caterpillar merampingkan rantai suplainya untuk mempercepat layanan ke-220 penyalurnya di 2.700 lokasi di seluruh penjuru dunia.

Solusi yang sedang diterapkan ini terintegrasi dengan sistem para dealer perusahaan tersebut, yang mengotomatisasikan proses penjualan dan manajemen sewa, penagihan, inventarisasi, dan pelacakan pelanggan, serta memberikan fleksibilitas untuk memudahkan sambungan ke aplikasi-aplikasi yang mendukung lini bisnis baru. Sistem percobaan ini terbukti mampu mengurangi rentang waktu pemrosesan pesanan dan pengirimannya hingga 90 hari. Sistem ini juga membuka jalan bagi Caterpillar untuk membentuk kemitraan-kemitraan baru yang dapat membuahkan pertumbuhan di masa datang.

Pengukuran Nilai Bisnis Terhadap Investasi Teknologi Informasi

Pengukuran nilai bisnis terhadap investasi teknologi informasi di dalam suatu perusahaan tidaklah mudah, karena manfaat TI tidak hanya bersifat tangible, tetapi juga intangible. Proyek teknologi informasi yang beragam cenderung sulit diukur kinerja secara fisik. Di sisi lain, manajemen perusahaan menginginkan adanya evaluasi periodik untuk mengetahui keberhasilan proyek teknologi informasi tersebut.

Untuk mengatasi kesulitan dalam pengukuran itu, maka perlu dilakukan konversi komponen dalam proyek menjadi sumber daya yang digunakan. Salah satu sumber daya yang dapat mengkonversi adalah uang. Keberhasilan dari proyek tentunya menjadi keberhasilan dalam organisasi perusahaan tersebut. Oleh karena itu, pengukuran nilai teknologi informasi yang dikonversi dalam bentuk uang menjadikan alternatif pengukuran dan penilaian kinerja organisasi sehingga manajemen perusahaan dapat mengetahui apakah proyek teknologi informasi tersebut sudah tepat guna dan tepat waktu.

5 teknik yang diajukan dalam mendukung proses evaluasi investasi TI adalah analisa biaya – manfaat tradisional, pertalian nilai atau value chain, akselerasi nilai, restrukturisasi nilai dan evaluasi inovasi. Kelimanya memiliki kelebihan dan kekurangan, akan tetapi pemanfaatannya akan maksimal apabila bisa saling mendukung satu sama lain dalam menentukan suatu nilai dari investasi TI yang telah dikeluarkan.

PROFIL: Sepuluh Hal Menarik Tentang Boaz Salossa - Goal.com

PROFIL: Sepuluh Hal Menarik Tentang Boaz Salossa - Goal.com

Ancelotti's Most Famous Formations

1. 4–4–2 diamond or 4–1–2–1–2

The 4–4–2 diamond (also described as 4–1–2–1–2) staggers the midfield. The width in the team has to come from the full-backs pushing forward. The defensive midfielder is sometimes used as a deep lying playmaker. Its most famous example was Carlo Ancelotti's Milan, which won the 2003 UEFA Champions League Final and made Milan runners-up in 2005. Milan was obliged to adopt this formation so as to field talented central midfielder Andrea Pirlo, in a period when the position of offensive midfielder was occupied by Rui Costa and later Kaká. This tactic was gradually abandoned by Milan after Andriy Shevchenko's departure in 2006, progressively adopting a "Christmas Tree" formation.


2. 4–3–2–1 (the "Christmas Tree" formation)

The 4–3–2–1, commonly described as the "Christmas Tree" formation, has another forward brought on for a midfielder to play "in the hole," so leaving two forwards slightly behind the most forward striker. Terry Venables first brought in this system throughout England's UEFA Euro 1996 campaign.

Glenn Hoddle then used this formation during his time in charge of the England national football team. Since then the formation has lost its popularity in England[citation needed]. It is however most known for being the formation Carlo Ancelotti utilized on and off during his time as a coach of Milan.
In this approach, the middle of the three central midfielders act as a playmaker while one of the attacking midfielders plays in a free role.

The "Christmas Tree" formation is considered a relatively narrow formation and depends on full-backs to provide presence in wide areas. The formation is also relatively fluid. During open play, one of the side central midfielders may drift to the flank to add additional presence.

Source: www.wikipedia.org

Sulitnya Berbagi Pengetahuan di dalam Perusahaan

Banyak pihak yang merasa berbagi pengetahuan adalah salah satu hal yang menjadi faktor utama dalam kemajuan karyawan, organisasi dan perusahaan. Anggap saja seorang karyawan akan menjadi tertinggal karena minimnya share pengetahuan dari karyawan lain. Akan tetapi terdapat beberapa kendala dalam menerapkan sharing knowledge sebagai bagian dari knowledge management. Kendala untuk saling berbagi disebabkan beberapa faktor, antara lain:

1. Tools atau alat yang digunakan untuk saling berbagai pengetahun masih sangat sulit ditemukan dan belum semua orang bisa menggunakan.

2. Sebagian orang menggangap bahwa untuk mendapatkan suatu ilmu pengetahuan memakan banyak biaya dan resources

3. Belum adanya pihak yang fokus dalam mengelola pengetahuan itu sendiri menjadi faktor penghambat berbagi pengetahuan.

4. Kultur organisasi yang belum mengerti tentang pentingnya berbagi pengetahun juga sangat menghambat.

5. Adanya kompetisi dalam suatu komunitasi memungkinkan penghambatan terhadap berbagi pengetahuan.

6. Adanya rasa ketidakpercayaan di dalam diri karyawan dalam berbagi pengetahuan terhadap sesame karyawan.

7. Adanya perasaan diri sudah dalam comfort zone sehingga tidak perlu lagi belajar bahkan cenderung untuk menyimpan pengetahuan yang dimiliki agar tidak mengganggu posisinya.

Dari ketujuh hal di atas dapat disimpulkan bahwa sebagian besar kesulitan dalam berbagi pengetahuan adalah dikarenakan adanya paradigma yang salah mengenai learning and sharing dalam penerapan knowledge management. Perusahaan disarankan untuk mulai merubah paradigma karyawan bahwa pengetahuan bisa didapatkan dengan mudah, biaya rendah dan hemat resources melaui penerapan knowledge management. Selain itu organisasi perusahaan perlu merubah kulturnya agar mendukung penerapan knowledge management dengan menanamkan pentingnya berbagi pengetahuan dan meruntuhkan kompetisi antar unit yang menghambat penerapan knowledge management. Tindakan-tindakan ini diiringi dengan memberikan fasilitas yang baik kepada karyawan sebagai para pengguna dan menunjuk suatu institusi internal yang memfokuskan diri dalam pengelolaan pengetahuan tersebut.

Dampak dan Tantangan Penerapan KM Terhadap Organisasi dan Sosial

Penerapan knowledge management menjadi salah satu alat bagi perusahaan dalam mendorong kemajuan bisnis di dalam industrinya. Pengetahuan yang terlahir dari proses bisnis sehari-hari baik dari luar maupun dalam organisasi perusahaan menjadi elemen yang mutlak ada di dalamnya. Karyawan sebagai pemain utama diharapkan untuk tetap fleksibel terhadap pengetahuan yang dimiliki dan telah diterapkan. Selain itu juga karyawan perlu lebih membuka diri dan merubuhkan pagar-pagar yang mengelilinginya sehingga membentuk suatu organisasi yang terbuka akan pendapat dan masukan.

Dampak penerapan knowledge management dirasakan baik oleh karyawan secara individu maupun organisasi. Dengan menerapkan prinsip sharing dan learning di dalam knowledge management maka akan terasa kedekatan sosial di dalam organisasi. Karyawan akan terbiasa untuk saling berbagi pengetahuan dalam berbagai hal baik yang berhubungan maupun di luar dari pekerjaan. Secara sosial organisasi penerapan knowledge management juga membuat organisasi untuk lebih terbuka terhadap banyak hal selama ada manfaatnya bagi kemajuan perusahaan maupun individu. Dengan penerapan knowledge management yang baik akan meningkatkan jiwa sukarela atau voluntary karena berbagi pengetahuan bukan lah suatu kewajiban maupun paksaan karena perintah atasan. Berbagi pengetahuan akan baik apabila dilakukan dengan kesadaran dari tiap individu. Oleh karena itu langkah pertama yang diambil adalah merubah paradigma di dalam organisasi mengenai pentingnya berbagi pengetahuan dan penggunaan knowledge management bagi dirinya dan organisasi.

Dengan adanya penerapan knowledge management, organisasi akan memiliki kesatuan visi yang tajam. Berbagi pengetahuan akan didasari oleh visi yang saling membangun satu sama lain demi memajukan pribadi, organisasi maupun perusahaan tersebut di dalam bisnisnya. Di sisi lain, penggunaan knowledge management juga membentuk karyawan, organisasi dan perusahaan untuk menjadi creator yang terus menciptakan ide-ide inovatif yang baru dan orisinil. Hal ini didukung oleh perubahaan knowledge yang menjadi knowledgeable knowledge sehingga dapat digunakan untuk mencari ide-ide baru. Dampak dari penerapan knowledge management terhadap organisasi juga dapat terlihat dari interkoneksi antar elemen organisasi di dalam maupun ke luar. Hal ini merupakan hasil dari kesinambungan dari pengetahuan yang diperoleh baik dari dalam maupun luar yang dikelola dengan baik sehingga dapat dipelajari dan diterapkan oleh tiap elemen tersebut. Saling berhubungan dan membutuhkan menjadi ciri khas dari hal ini. Yang terakhir adalah dengan penerapan knowledge management maka organisasi akan membentuk knowledge workers atau pekerja-pekerja pengetahuan yang bekerja dengan, dari dan untuk pengetahuan yang dimiliki bagi kemajuan diri, organisasi dan perusahaan. Para karyawan akan terus memelihara intelektualnya dari proses learning and sharing ini. Kesemuanya ini menjadi keuntungan yang bernilai tinggi bagi perusahaan dan pengetahuan yang dimiliki akan terus berkembang menuju wisdom. Untuk mewujudkannya maka knowledge managemen harus dilaksanakan dengan baik dan didukung oleh suatu system secara korporasi yang tertata sesuai dengan kebutuhan dan keinginan seluruh elemen organisasi perusahaan.

Dalam menerapkan knowledge management perusahaan akan menemukan tantangan dimana adanya penolakan akan perubahan yang terjadi akibat penggunaan knowledge management. Selain itu kesulitan untuk menggerakan karyawan yang sudah berada dalam comfort zone akan menjadi kendala. Sering kali terjadi di dalam perusahaan, karyawan enggan menggunakan knowledge management karena merasa tidak ada untungnya baginya atau merasa tidak akan membawa dampak apa-apa bagi dirinya. Tantangan terakhir adalah adanya rasa kurang percaya antar karyawan yang terkadang diawali oleh kerasnya kompetisi antar unit. Ketiga hal ini perlu terus diperhatikan dan diperbaiki oleh perusahaan melalui pembinaan yang tepat bagi tiap individu agar nilai-nilai tinggi yang diharapkan dari penerapan knowledge management dapat tetap mengalir dan tumbuh di dalam organisasi dan sosial perusahaan. Masih banyak lagi tantangan yang akan dihadapi oleh perusahaan dalam penerapan knowledge management. Kesiapan perusahaan juga menjadi tantangan tersendiri dalam menanggapi segala macam kemungkinan yang dapat menghambat penerapan knowledge management.

Dapat disimpulkan bahwa, learning and sharing sebagai kunci dari knowledge management yang ditanamkan dan dibina sejak awal dan dari hal yang terkecil serta didukung dengan teknologi yang tepat akan memberikan dan menumbuhkan nilai-nilai yang tinggi bagi perusahaan di dalam organisasi maupun di dalam sosial perusahaan.