Metodologi Managing Organizational Change

Metodologi Managing Organizational Change (MOC) adalah satu penerapan dari satu set prosedur terstruktur dalam pengambilan keputusan, perencanaan, dan pelaksanaan tahapan proses perubahan. Disiplin ini tidak terfokus pada apa yang akan dirubah.

Arsitektur pelaksanaan MOC terdiri dari pendekatan disiplin dan terstruktur dalam melaksanakan proyek-proyek perubahan yang besar dalam organisasi. Arsitektur ini dibuat untuk tujuh bidang penting dari aplikasi yang biasanya menjadi sumber kegagalan implementasi ketika diabaikan atau tidak dilengkapi dan ditujukan untuk memperjelas parameter proyek, mengkomunikasikan proyek yang dilakukan ke seluruh bagian dari organisasi, mendiagnosa variable penting, merencanakan proyek berdasarkan hasil diagnosa, implementasi, memonitor pelaksanaan, dan mengevaluasi hasil pengimplementasian.

Penjelasan lebih lanjut akan metodologi ini dapat ditemukan dalam buku Project Change Management: Applying Change Management to Improvement Projects, karangan dari H. James Harrington, Daryl R. Corner dan Nicholas L. Horney.

Rummler-Brache Methodology

Lebih dari 30 tahun, metodologi Rummler-Brache telah diterapkan pada banyak proyek mulai dari perbaikan proses tambahan sampai transformasi fungsi secara keseluruhan, dengan tingkat keberhasilan yang tinggi. Dalam buku mereka di tahun 1990, Improving Processes, Geary Rummler dan Alan Brache mendefinisikan pendekatan yang komprehensif untuk mengatur seluruh proses di dalam perusahaan, mengelola dan mengukur proses dan mendefinisikan kembali proses.  Metode pendekatan sistematis terhadap perubahan bisnis proses ini menjadi sangat dikenal dan ide-ide yang dituangkan pada buku tersebut memberikan pengaruh yang besar kepada pendekatan-pendekatan lain yang masih kurang komprehensif. Ini adalah pendekatan dimana setiap orang di berbagai jenis organisasi atau fungsi dalam organisasi apapun dapat dengan mudah memahaminya, karena pendekatan ini mencerminkan cara kerja yang benar dan bagaimana perubahan dilakukan.

Metodologi Rummler-Brache merupakan pendorong yang sangat kuat dalam meningkatkan kinerja organisasi karena terfokus pada satu atau lebih masalah bisnis yang kritis danterintegrasi dengan seluruh bagian organisasi, proses dan tingkatan kinerja pekerjaan. Metodologi ini juga membawa setiap orang, ukuran kinerja dan proses ke tingkat yang tertinggi dari strategi bisnis sehingga menjadi strategis bagi organisasi.Metodologi ini sangatkomprehensif dan meliputi semua dimensi analisa perubahan, desain, dan implementasi serta praktis karena menggunakan perangkat yang mudah dipelajari.

Metodologi Rummler-Brache didasari pada dua konsep inti, yaitu:
1. Tiga Tingkatan Kinerja atau The Three Levels of Performance, terdiri dari organisasi, proses dan pelaku. Ketiga hal ini sangat penting bagi organisasi dalam memberikan efek pada perubahan. Kegagalan dalam menjelaskan keterkaitan tingkatan tersebut adalah faktor utama kegagalan pada implementasi.

2. Tiga Dimensi Kinerja atau The Three Performance Dimensions, terdiri dari tujuan, rancangan dan manajemen. Memiliki tujan yang jelas di tiap tingkatan akan menentukan hasil yang diinginkan, rancangan yang tepat akan memaksimalkan efisiensi pekerjaan dan system manajemen yang baik di tiap tingkatan tentunya akan membuat organisasi dapat terus bertahan dan beradaptasi dengan tiap perubahan di dalam lingkungan bisnis. Kegagalan pada salah satu dimensi ini akan membuat masalah pada kinerja organisasi.

Keuntungan utama dari penerapan metodologi Rummler-Brache adalah:

• Metodologi ini sudah diakui di seluruh dunia sebagai standar industry.
• Secara langsung menhubungkan penggerakan strategi bisnis dan pencapaian tujuan.
• Fokus pada identifikasi dan resolusi dari masalah bisnis yang kritis.
• Dapat digunakan pada peningkatan tambahan ataupun pada transformasi besar.
• Secara luas mengalamatkan dan menghubungkan seluruh tiga tingkatan kinerja (organisasi, proses, dan pelaksana).
• Menggabungkan tiga dimensi analisa perubahan yang efektif, rancangan dan implementasi.
• Menggunakan perangkat yang praktis dan user-friendly.
• Menyediakan pedoman dalam merancang atau merancang ulang proses dan manajemen proses yang sedang berjalan.

(Source: http://www.rummlerbrache.com/methodology)

Business Process Automation / Otomatisasi Proses Bisnis

Banyak perusahaan memanfaatkan teknologi informasi untuk mengoptimisasi proses bisnis yang dimilikinya, tapi mereka kadang masih membangun solusi dengan sistem yang tidak terintegrasi. Sistem tersebut terpisah berdasarkan unit kerja maupun berdasarkan proses bisnis. Hal ini akan menjadi halangan ketika suatu proses membutuhkan kolaborasi dengan proses lain untuk dapat menyelesaikan jalannya proses tersebut. Manajemen Proses Bisnis (BPM) adalah solusi yang dibutuhkan oleh perusahaan untuk mengelola proses bisnis yang mereka miliki. Dengan BPM perusahaan dapat dengan mudah memodelkan dan mengubah proses bisnis sesuai kebutuhan agar dapat dioptimisasi, yang pada akhirnya akan mengurangi ongkos produksi, meningkatkan efisiensi karyawan, meningkatkan kepuasan pelanggan, memperbaiki hubungan dengan partner bisnis, dan pada akhirnya adalah meningkatkan keuntungan perusahaan.

Otomatisasi proses bisnis merupakan kaitan berbagai komponen dalam menangani bisnis; mulai dari input hingga distribusi dengan memanfaatkan bantuan teknologi secara optimal dan campur tangan manusia secara minimal. Dengan demikian akan membuat proses bisnis perusahaan menjadi lebih efektif dan efisien digunakan dan dikelola. Pada akhirnya perusahaan dapat meletakkan landasan yang kuat untuk integrasi bisnis sehingga perusahaan mampu berkompetisi dengan lebih baik lagi.

Dalam melakukan perubahan diperlukan satu metodologi yang cocok dengan perusahaan. Dibutuhkan kejelian dalam memilih metodologi untuk mengembangkan proses bisnis yang sudah ada. Business Process Automation (BPA) atau Otomasi Proses Bisnis hanya lah salah satu dari sekian banyak metodologi yang banyak digunakan perusahaan-perusahaan dewasa ini. Pengotomasian proses bisnis yang terkadang dijalankan berulang-ulang akan membuat kinerja perusahaan lebih efisien. Pemilihan proses bisnis yang akan diotomasikan haruslah tepat dan para penggunanya harus dilatih agar manajemen proses bisnis dapat menghasilkan hasil yang maksimal. Kesuksesan dari perubahan akan ditandai dengan kemajuan dan berkembangnya perusahaan disertai dengan efisiensi pekerjaan dimana proses sudah diotomasikan.

Case Study: Caterpillar Inc.
Caterpillar Inc., pemimpin dunia dalam perlengkapan pertambangan dan konstruksi, adalah contoh yang baik bagaimana integrasi web dapat menunjang keberhasilan usaha. Caterpillar merampingkan rantai suplainya untuk mempercepat layanan ke-220 penyalurnya di 2.700 lokasi di seluruh penjuru dunia.

Solusi yang sedang diterapkan ini terintegrasi dengan sistem para dealer perusahaan tersebut, yang mengotomatisasikan proses penjualan dan manajemen sewa, penagihan, inventarisasi, dan pelacakan pelanggan, serta memberikan fleksibilitas untuk memudahkan sambungan ke aplikasi-aplikasi yang mendukung lini bisnis baru. Sistem percobaan ini terbukti mampu mengurangi rentang waktu pemrosesan pesanan dan pengirimannya hingga 90 hari. Sistem ini juga membuka jalan bagi Caterpillar untuk membentuk kemitraan-kemitraan baru yang dapat membuahkan pertumbuhan di masa datang.